Uno de los aspectos que todo profesional debe aprender es gestionar el tiempo de manera óptima. La gestión eficaz del tiempo es una de las bases de la productividad empresarial, por lo que todo profesional debe tener algunas herramientas que le ayuden a organizar su trabajo con éxito.
En este artículo te mostraremos 10 técnicas o principios básicos que te ayudarán a gestionar el tiempo. Esto te resultará útil como profesional para mejorar tu productividad, pero también a potenciar tus habilidades para ampliar tu empleabilidad, o incluso para ser capaz de combinar unos estudios de MBA con tu trabajo habitual.
Técnicas de gestión del tiempo para profesionales
Hay distintas técnicas para gestionar el tiempo que te pueden ser útiles. Te mostramos algunas de las que puedes servirte para tener éxito en cualquier tarea que emprendas.
Planificar
Planifica el día anterior lo que vas a hacer al día siguiente. Tener una agenda es fundamental para poder delimitar las tareas que vas a tener que llevar a cabo. En esta agenda no sólo debes anotar las tareas que vas a realizar, sino una estimación de tiempo, y también una hora de cierre o finalización.
Un error que cometen muchos profesionales y directivos es no tener una hora de inicio y una hora de fin. Esto provoca un aumento del estrés, ya que no tienen el control del tiempo dedicado al trabajo, lo que da lugar a que incluyan todo tipo de tareas de forma reactiva, sin poner el foco en aquello que es verdaderamente relevante.
Distinguir entre lo urgente y lo importante
Muchos profesionales no saben distinguir entre lo urgente y lo importante. Cuando estamos enfocados únicamente en lo urgente, existen tareas importantes que posponemos continuamente, hasta el punto de que llega la fecha en que deberían estar terminadas y no se han empezado.
Evita que esto te ocurra trazando un cuadro en el que distingas entre aquellas tareas que son urgentes e importantes, aquellas tareas que son urgentes pero no importantes, aquellas tareas que no son importantes ni urgentes, y aquellas tareas que sí son importantes pero no urgentes. Luego enfócate en resolver primero las tareas urgentes y avanzar con las importantes, evitando que las tareas menos urgentes e importantes quiten tiempo a otras tareas.
Aumentar la sensación de logro
Un aspecto muy importante para ganar productividad es motivar a tu cerebro haciendo tareas fáciles y rápidas que puedan permitirte aumentar tu sensación de logro o “tarea terminada”. Cuando tu cerebro recibe este estímulo, aumentan sus ganas de seguir realizando nuevas tareas. Sin embargo, ocurre todo lo contrario cuando tienes muchas tareas a medias; tienes la sensación de que los trabajos no se terminan, lo que te hace ser menos productivo e incluso puedes correr el riesgo de caer en la multitarea.
Evitar la multitarea
La multitarea puede ser uno de los mayores enemigos de una gestión del tiempo óptima. Cuando estás enfocado en una tarea, evita intentar hacer otra al mismo tiempo, ya que esto lo único que provocará es que no puedas desarrollar ninguna de las dos con eficiencia.
Uno de los elementos esenciales para gestionar bien el tiempo es poner una hora de inicio y de fin a las tareas. Cuando hacemos muchas tareas al mismo tiempo, no estamos siendo fieles a este principio y lo más habitual es que no se termine ninguna de las dos tareas, o sólo se acabe terminando una.
Limitar el uso de las redes sociales
Las redes sociales pueden ser uno de los “ladrones de tiempo” que destruyen tu productividad. El hecho de estar pendiente de si alguien le ha dado a “like” a nuestro último post, o ver las publicaciones en Twitter, puede hacer que pasemos mucho tiempo al día consultando las redes, sin que seamos conscientes de todo el tiempo que hemos perdido.
Limita el uso de las redes sociales para poder ganar una mayor concentración en otras tareas. Salvo que tu actividad esté directamente vinculada con las redes, trata de conectarte únicamente durante un rato al final del día, o programa los contenidos de varios días o incluso una semana para no tener que estar entrando continuamente.
Delegar tareas
Uno de los problemas por los que se pierde el tiempo es por el exceso de tareas que asumimos. A veces queremos implementar una enorme cantidad de acciones en muy poco tiempo. Tendemos a sobrevalorar el uso que hacemos del tiempo, pero lo cierto es que en muchas ocasiones es inevitable (y saludable) delegar tareas.
Como profesional, Director Ejecutivo o CEO es muy probable que tengas otros perfiles de personas con experiencia a tu cargo. Delega funciones que no requieran de tu presencia directa y da instrucciones sobre cómo resolverlas, de manera que puedas enfocarte en otras acciones.
Programar acciones
Hay tareas como hacer llamadas telefónicas o leer el e-mail que no tienen por qué ocupar la parte central del día. No desaproveches los picos de energía en tareas que requieran de una menor concentración mental. Evita también estar pendiente de las respuestas de WhatsApp o el e-mail. Es mejor programar un tiempo en el que prestarás atención a estas tareas, evitando que desempeñen una parte importante de tu día.
Mantener el foco
Uno de los elementos de mayor importancia cuando hablamos de gestionar el tiempo de forma óptima es mantener el foco. Focalizarte en una tarea supone utilizar toda tu energía y concentración en dicha tarea, evitando al máximo las interrupciones, de manera que puedas encontrar “momentum” o un estado de fluidez en tu actividad que te permita terminar la tarea.
Hoy día la falta de foco es uno de los problemas con los que se encuentran los profesionales. Esto puede dar lugar a la falta de productividad del empleado o incluso al llamado “presentismo”, lo que supone una pérdida del tiempo que debería estar destinado al trabajo.
Como profesionales, empresarios o emprendedores, debemos ser conscientes de la importancia de gestionar el tiempo de forma eficaz para lograr nuestros objetivos. Esperamos que este artículo te haya sido útil y puedas convertirte en un profesional resolutivo y capaz que hace un uso inteligente de su tiempo y alcanza niveles óptimos de rendimiento.
