Plan de Formación para Empresas

¿Qué es y cómo elaborar un plan de formación para empresas?

El equipo humano es el mayor activo que posee una empresa actual. Son las personas quienes sacan adelante el negocio con trabajo y dedicación, pero también aplicando las destrezas y experiencias adquiridas jornada tras jornada.

Por ello, potenciar estos conocimientos y habilidades desde la propia organización empresarial resulta fundamental para la supervivencia y la competitividad del proyecto. Algo que se logra a través del plan de formación. ¿En qué consiste y cómo confeccionar un plan formativo para empresas? Te lo contamos en este artículo.

¿Qué es un plan de formación para empresas y cuál es su objetivo?

Un plan de formación es la hoja de ruta destinada a potenciar la adquisición y el desarrollo de las habilidades y competencias que la fuerza laboral necesita para realizar su trabajo y contribuir a un mejor desempeño empresarial.

Entre los aspectos que contempla están las actividades académicas, el plan de estudios, el cronograma, los recursos destinados y los responsables de activar dicho programa, entre los que se encuentra el departamento de Recursos Humanos.

Para que un plan formativo empresarial tenga éxito debe estar alineado con los objetivos comerciales del negocio. Del mismo modo, es vital comprender que el aprendizaje es una experiencia continua, por lo que la capacitación de los empleados debe convertirse en parte integral de las actividades diarias de la empresa.

¿Por qué es necesario contar con un plan de formación en la empresa?

Las iniciativas de formación y capacitación son fundamentales para que las organizaciones actuales mejoren el desempeño de los empleados, impulsen la innovación y alcancen sus objetivos comerciales.

Al brindar oportunidades de aprendizaje continuo, una empresa puede mejorar el compromiso de los empleados y reducir las tasas de ausentismo, además de aumentar la productividad y la rentabilidad. Lo detallamos a continuación.

Potencia la productividad de la fuerza laboral y mejora la competitividad

Los empleados pueden encontrar desafíos en ciertas áreas de su trabajo que se pueden afrontar gracias a las actividades de capacitación. Los programas de formación están diseñados para cubrir las necesidades individuales de cada trabajador, fortaleciendo competencias existentes y aprendiendo otras destrezas que puedan complementar su desempeño.

Una fuerza laboral actualizada, capacitada y competente conduce a una mayor proactividad y eficiencia, dos aspectos que repercuten directamente en una mejora de la rentabilidad del proyecto. Asimismo, la empresa estará más preparada para adaptarse a los retos y demandas cambiantes que plantea el mercado, situándose por delante de la competencia.

Aumenta la satisfacción y la motivación de los empleados

Tal y como puso de relevancia el reciente informe State of the Global Workplace 2023 elaborado por Gallup, casi 6 de cada 10 trabajadores se sienten desconectados psicológicamente del trabajo. La falta de oportunidades de aprendizaje y de apoyo por parte de la organización son dos de los principales problemas que adolecen a ese amplio porcentaje de personal descontento.

La capacitación es una de las soluciones que pueden solventar esta situación. A través de la formación, los empleados pueden reforzar sus capacidades y adquirir nuevas para ser más eficaces. Además, también serán capaces de manejar los desafíos con iniciativa, autonomía y proactividad, reduciendo su dependencia de la supervisión y la orientación constante por parte de sus superiores.

Este compromiso de la organización con el crecimiento y el desarrollo profesional de sus trabajadores, contribuye a favorecer la motivación y la satisfacción del personal.

Favorece la retención y el compromiso del personal

El citado informe de la consultora Gallup revela otro dato clave. El 51% de los trabajadores actualmente empleados afirman estar buscando un nuevo trabajo y uno de los factores que demandan en su próximo trabajo es la existencia de oportunidades de crecimiento y desarrollo dentro de la empresa.

Los planes de formación resuelven este requerimiento, dado que pueden ayudar a las personas a avanzar en sus carreras, asumiendo responsabilidades adicionales y ascendiendo dentro de la corporación.

El hecho de que la empresa auspicie una cultura de aprendizaje y desarrollo continuo, destinando esfuerzos a potenciar las posibilidades de promoción interna, supone todo un revulsivo que compromete y fideliza a la plantilla. Al brindar oportunidades de desarrollo profesional, se logra una mayor retención de empleados y atracción de talento.

Cómo elaborar un plan de formación para empresas en 4 pasos

Cada empresa debe diseñar el plan formativo de acuerdo a sus propios objetivos y necesidades. Dicho esto, hemos recopilado los cuatro pasos generales que conforman la base de un plan formativo para empresas eficaz.

1. Identificar las brechas de conocimientos y habilidades

El primer paso para elaborar un plan de formación para empresas es tener claro el punto de partida, es decir, tener claro qué destrezas y competencias posee el equipo humano para comparar con las expectativas de cada rol y detectar las brechas de conocimiento a solventar.

Una herramienta tan básica como la entrevista personal con los empleados y responsables de cada departamento, en la que se cuestione sobre qué carencias detectan y qué habilidades necesitan para desempeñar mejor sus funciones, puede proporcionar información realmente útil para identificar qué tipo de formación se demanda y quién la requiere.

Estudiar la industria y la evolución del mercado también constituye una fuente de conocimiento importante para tener claras las lagunas de conocimiento que se enfrentan y qué áreas se deben priorizar dentro de los planes formativos.

2. Establecer objetivos inteligentes

Una vez que la empresa comprenda las habilidades de las que carecen los empleados y cuáles necesitan refuerzo, llega el momento de establecer los objetivos que guiarán el plan de formación.

Como hemos citado anteriormente, estos objetivos deben ser coherentes (se recomienda seguir la metodología SMART) y estar alineados con el plan general de la empresa, de tal forma que las metas de aprendizaje aborden los resultados que se desean obtener tras la capacitación.

Ya sea que se quiera combatir la alta rotación para reducir costes o acelerar el proceso de incorporación para impulsar la productividad, entre otros objetivos, es esencial tener la certeza de que el plan los satisface.

Pasos - Plan de formación para empresas

 

3. Determinar el plan de formación

Los planes de formación pueden variar en función de cada puesto de trabajo y de la etapa del ciclo vital de cada empleado dentro de la organización. Algunos escenarios que se repiten en las empresas son:

  • Planes de incorporación: Enfocados en ayudar a los nuevos empleados a comprender sus funciones laborales y familiarizarlos con la historia, la cultura, la misión o los productos y servicios de la empresa.
  • Planes de seguridad y cumplimiento: Los empleados aprenden sobre las reglas, normativas y políticas de cumplimiento que se aplican a su conducta, así como riesgos para la salud, prevención, seguridad y responsabilidades laborales.
  • Planes específicos: Cada rol dentro de la empresa exige un tipo de formación u otra. Por ejemplo, el área de Administración puede requerir capacitación técnica; desde Dirección y Gerencia pueden demandar formación en liderazgo y negociación; mientras que el área Comercial, puede progresar a través de programas centrados en el desarrollo de habilidades interpersonales como la comunicación, la importancia de la ética en los negocios o la resolución de problemas para captar nuevos clientes y mejorar las relaciones con los existentes.

Cada escenario y las necesidades a cubrir determinarán el plan formativo adecuado con sus consideraciones específicas que son:

  • Destinatarios: a quién está dirigida la formación.
  • Métodos de enseñanza y actividades: Tareas, ejercicios o lecciones requeridas durante el período de capacitación como seminarios, mentorías, conferencias, talleres, prácticas o programas académicos (masters o posgrados, por ejemplo), entre otras opciones, así como el método docente (presencial, online, híbrido, grupal, individual…).
  • Cronograma: Duración del plan de capacitación, incluidas las fechas de inicio y finalización, así como los hitos o puntos de control a lo largo del camino.
  • Recursos: Materiales, herramientas, equipos, espacios y apoyos necesarios para llevar a cabo las actividades de manera efectiva.
  • Presupuesto: Partida económica que se destina a activar el plan de formación teniendo en cuenta costes directos (por ejemplo, personal docente o material lectivo) e indirectos.
  • Responsables: Quién monitorizará el progreso y brindará retroalimentación u orientación durante todo el proceso de capacitación (formadores, docentes, mentores, supervisores o incluso autoevaluación).

4. Evaluar el éxito del plan formativo y optimizarlo

La evaluación y el seguimiento también son una parte importante del proceso de capacitación de los empleados, ya que permite medir el éxito de las acciones formativas y determinar qué funciona y que no para implementar cambios.

Para valorar si el plan ha tenido un impacto positivo y ha alcanzado con los resultados esperados, debe incorporar indicadores o KPIs específicos, además de disponer de las herramientas de evaluación precisas como pueden ser cuestionarios, pruebas o entrevistas, entre otras.

Hay que entender que un plan de formación empresarial no es un documento estático, sino que debe estar en constante evolución de acuerdo a la retroalimentación ofrecida por parte de los destinatarios y los responsables. De esta manera, el plan formativo cumplirá su cometido: impulsar el desempeño, motivar al personal, fomentar una cultura productiva y facilitar la progresión profesional.

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