Uno de los elementos más importantes para analizar la situación actual de una empresa es el cuadro de mando. El análisis de los datos es vital para que los directivos de cada área puedan tomar decisiones estratégicas que ayuden a lograr los objetivos. A través de un cuadro de mando, se pueden analizar los datos para adaptarse al perfil empresarial y ver la evolución de la empresa a lo largo del tiempo.
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Por ello, en este post te mostraremos qué es un cuadro de mando, cuál es su importancia dentro de la empresa y qué funciones cumple para el análisis de situación de una empresa en relación a sus datos.
Qué es el perfil empresarial
El perfil empresarial es un resumen formal de una empresa, en el que se muestran aspectos como los objetivos, la actividad de la empresa, su misión y filosofía de empresa, donde se destaca lo esencial de un negocio para su presentación.
Con frecuencia se reduce a un documento y a un archivo de presentación, en el que se intentan mostrar aquellos datos que sean relevantes a nivel estratégico y competitivo, de cara a ofrecer una buena imagen de la empresa. Es importante tener claro que el perfil empresarial es un documento estático, pero puede variar cada cierto tiempo para añadir los nuevos hitos logrados por la empresa.
En un perfil empresarial no se indican datos que sólo sean relevantes a nivel interno, por lo que su función es corporativa y comercial. A diferencia del perfil empresarial, la herramienta de trabajo que se utiliza para monitorizar el cumplimiento de objetivos a nivel interno es el cuadro de mando.
Qué es un Cuadro de Mando
El cuadro de mando es una herramienta digital que muestra indicadores numéricos y gráficos en el que se reflejan los datos de la empresa en tiempo real. Esto aporta una visión global del negocio en este momento y facilita la toma de decisiones.
Los cuadros de mando se utilizan para analizar los parámetros de la empresa y tener una imagen de lo que está ocurriendo en determinado momento. Se trata de una herramienta esencial a nivel operativo porque permite a los directivos ver la salud de la empresa en ese momento y su evolución, lo que ayuda a determinar las acciones que se deben llevar a cabo.
Comúnmente llamado CMI (Cuadro de Mando Integral), los cuadros de mandos recogen datos financieros, de producción y de cliente, por lo que se pueden obtener diferentes perspectivas que pueden ser útiles a los directores de departamento de cada área.
Los cuadros de mando muestran las métricas y KPI’s (indicadores de rendimiento) en los que deben fijarse las empresas para analizar que estos se encuentren dentro de los objetivos establecidos por la empresa.
¿Qué tipos de indicadores de control puede incluir un Cuadro de Mando?
Los cuadros de mando, que muchas veces son herramientas de software integradas en el software ERP, permiten mostrar diversos indicadores, tal y como se muestra en la imagen a continuación
Las empresas deben determinar cuáles son los indicadores más relevantes que se requiere monitorizar desde el cuadro de mando. De esta forma, los responsables de cada área pueden tomar decisiones cuando no se están consiguiendo los objetivos de producción, o los objetivos de ventas, o existen problemas en la gestión de tesorería, o en el nivel de productividad de los empleados.
Estos datos no necesariamente se muestran únicamente en el momento actual. Puede contemplarse también la evolución de ellos a lo largo del tiempo, o por período de tiempo, de forma que los responsables de cada área cuenten con elementos comparativos para entender la evolución de los resultados.
Ventajas de monitorizar los datos en un Cuadro de Mando
¿Cuáles son los beneficios de monitorizar los datos en un cuadro de mando? ¿Por qué tu empresa debe utilizar este tipo de herramientas? Veamos las principales ventajas…
Facilitar la planificación de estrategias
Los sistemas CRM permiten a los directores de departamento planificar estrategias en base a los datos. Para poder fijar objetivos realistas es necesario saber de dónde partimos. Si los datos actuales muestran una tasa de conversión del 2,5% mensual, se puede tomar esta cifra como base para aplicar cambios que permitan incrementarla al 3%.
En cambio, sería mucho más complejo adoptar las medidas adecuadas si no tuviéramos esta información, y se intentase llegar a un nivel de conversión que queda muy lejos de la inversión y las acciones que se están realizando, así como de la situación del mercado en ese momento.
Tener una visión completa del negocio
El CRM da una visión integral de los parámetros del negocio en tiempo real. Esto permite conocer el estado de salud de la empresa. Por ejemplo, si el nivel de ventas se reduce drásticamente durante un día, esto hará más difícil lograr los objetivos mensuales. Por tanto, será necesario que el nivel de ventas de otros días pueda superar las expectativas para alcanzar los objetivos marcados.
Prever los riesgos del mercado
Las empresas pueden enfrentarse a cambios repentinos que puedan poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos de mercado. Ser consciente de cuándo esto está ocurriendo es importante a la hora de tomar decisiones. Si se analizan las tendencias, las empresas se pueden anticipar a los acontecimientos.
Mejorar la comunicación interna y promover el compromiso
Cuando los cuadros de mando muestran datos reales y en tiempo real, los miembros del equipo son conscientes de la realidad del negocio. Si los profesionales de cada área saben los resultados que están obteniendo en tiempo real, pueden esforzarse más para lograr los objetivos en caso de que no los estén logrando.
Los datos aportan transparencia y mejoran la comunicación interna, ya que muestran información objetiva. A partir de esta información, es mucho más fácil que los directivos de cada área puedan brindar instrucciones a cada empleado y ver en qué está fallando para lograr los objetivos de negocio.
Información transparente y precisa para los directivos
Los directivos no suelen disponer de medios para estar al tanto de todos los pormenores de un área determinada del negocio. Si están enfocados en acciones estratégicas, no cuentan con el tiempo suficiente para informarse de manera objetiva acerca del funcionamiento de todos los procesos.
Por eso un cuadro de mando que aporta una visión transparente y precisa de los datos les permite tener una visión más detallada y poder enfocarse en acciones de dirección y coordinación. Desde esta perspectiva, las empresas pueden ser más eficientes y les permite tomar decisiones rápidas, lo que ayuda a reaccionar a tiempo ante cualquier eventualidad.
Un aspecto esencial de la gestión operativa es aprender a analizar la evolución de los indicadores de rendimiento en su departamento. Si deseas desarrollarte y potenciar tu perfil de CEO, directivo o responsable de cualquier área funcional en una empresa (financiera, contable, de producción, marketing, ventas…), necesitas formarte para aprender a analizar los datos y tomar decisiones razonadas para implementar acciones que permitan lograr los objetivos estratégicos empresariales.
